ADJOINT(E) ADMINISTRATIF

Le métier d’adjoint administratif

Employé dans des structures variées comme des entreprises, des mairies, des préfectures, ou des écoles, l’adjoint administratif travaille en équipe, dans un milieu hiérarchisé. Il exerce ses fonctions dans un bureau, en relation directe avec le public, et effectue des missions qui dépendent de son lieu d’exercice. Dans certains cas, il a des responsabilités plus larges et peut agir en tant qu’assistant ou secrétaire de direction.

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Les missions 

L’adjoint administratif est un fonctionnaire chargé d’effectuer des tâches administratives d’exécution, telles que :

• Réceptionner les appels téléphoniques : il doit assurer la communication entre l’organisation et les interlocuteurs externes, en orientant les appels en fonction des demandes.
• Accueillir le public : l’adjoint administratif reçoit les visiteurs, les informe et les oriente vers les services appropriés.
• Trier et classer des dossiers : il doit organiser et archiver les documents pour faciliter leur consultation et leur suivi.
• Gérer les départs et les arrivées de courrier. 
• Travaux de bureautique : l’adjoint administratif utilise les outils informatiques pour la saisie de données, la mise en forme de documents et la gestion des plannings.
• Réaliser des enquêtes administratives : il collecte des informations et des données pour le compte de l’entreprise ou de la structure pour laquelle il travaille, en respectant les procédures et les règles de confidentialité.
• Gestion de planning : l’adjoint administratif doit organiser et coordonner les agendas des différents services ou collaborateurs de l’entreprise.

Les compétences et les qualités requises

• Maîtrise de l’informatique et bureautique : Il doit savoir utiliser efficacement les logiciels de traitement de texte, de tableur et de présentation pour réaliser des documents et gérer les données.
• Ponctualité : il est nécessaire de respecter les horaires ainsi que les échéances, en se montrant régulier dans ses tâches.
• Courtoisie : il doit faire preuve de politesse et de respect envers ses collègues ainsi que le public, afin de maintenir un environnement de travail agréable.
• Discrétion : l’adjoint administratif doit traiter les informations et les dossiers avec confidentialité, pour préserver la réputation et l’intégrité de l’organisation.
• Rigueur : l’adjoint administratif se doit d’être attentif aux détails et de respecter les procédures, pour assurer la qualité et la fiabilité des travaux réalisés.
• Sens de l’organisation : il doit savoir planifier et prioriser les tâches, pour optimiser le temps et les ressources disponibles.

 

Le salaire

Salaire débute à partir du SMIC, hors primes. Le salaire peut atteindre 2000 euros bruts par mois en milieu de carrière.

 

Évolutions de carrière

Il est possible d’évoluer grâce aux changements de service ou grâce à l’obtention de promotions. Après plusieurs années d’expérience, un adjoint administratif peut se tourner vers un poste d’assistant de rédaction.

 

Comment devenir adjoint administratif

Il est possible de passer des concours pour être fonctionnaire d’État, cependant des recrutements sans concours ni condition de diplôme sont organisés chaque année par certains ministères. L’alternance et le PACTE (Parcours d’accès aux carrières territoriales, hospitalières et de l’État) permettent aux jeunes d’acquérir à la fois une formation et un métier dans la fonction publique.

Il est également possible de suivre une formation professionnalisante. Vous souhaitez devenir adjoint administratif ou employé administratif ? Suivez une formation certifiante financée par la région. 

A l’IGS Insertion Inclusion, vous avez la possibilité d’effectuer la formation, en alternance ou en formation en continu :

• Employé Administratif et d’Accueil (niveau 3, CAP/BEP)